INWENTARYZACJA W ŚWIETLE PRZEPISÓW

Każdy przedsiębiorca może zarządzać majątkiem swojej firmy w sposób najlepiej dostosowany do jej potrzeb. Najprostszym narzędziem zarządzania majątkiem jest ewidencja środków trwałych, która umożliwia gromadzenie podstawowych informacji o tym, czym firma dysponuje. Przedsiębiorstwa posiadające wiele oddziałów (np. banki) lub rozbudowaną strukturę handlową potrzebują systemu zarządzania majątkiem, który umożliwi zarówno szybki dostęp do informacji jak i stałą aktualizację danych. Istotna jest również funkcja inwentaryzacji ciągłej lub wyrywkowej, dzięki której można zaoszczędzić czas i uniknąć wstrzymania działalności na czas spisu.

Wprowadzając optymalne procedury zarządzania, w tym inwentaryzacji środków trwałych, należy wziąć pod uwagę przepisy, które nakładają na firmy szczególne obowiązki w tym zakresie. Jest to przede wszystkim Ustawa o rachunkowości – tekst obowiązujący od 1 stycznia 2012 r. (Dz. U. z 2009 r. nr. 152.poz. 1223 z późniejszymi zmianami).

Co podlega inwentaryzacji?

Aktywa pieniężne, aktywa finansowe i środki trwałe.

W jaki sposób inwentaryzujemy majątek?

W zależności od jego formy: drogą spisu z natury, drogą uzyskania informacji pisemnej lub drogą porównania.

Art. 26. 

1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie — drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów — drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe — drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

2. Inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Kiedy przeprowadzić inwentaryzację?

W zależności od tego, co inwentaryzujemy: raz w roku, raz na 2 lub raz na 4 lata. Szczególną sytuacją jest inwentaryzacja majątku przedsiębiorstwa, które kończy działalność lub ogłasza upadłość – przeprowadza się ją na dzień zakończenia działalności lub w przeddzień ogłoszenia upadłości.

Art. 26. 

3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. składników aktywów — z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 — rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda — przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową — przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;
3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie — przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki — przeprowadzono raz w roku;
5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną — przeprowadzono raz w roku.

Czy inwentaryzacja jest wymagana zawsze?

Nie. W niektórych przypadkach można zrezygnować z przeprowadzenia inwentaryzacji.

Art. 26. 

4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

5. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji:

1. w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
2. w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji;
3. w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Czy inwentaryzacja i spis z natury to to samo?

Nie. Spis z natury jest jedynie jedną z metod inwentaryzacyjnych, natomiast na kompletny proces inwentaryzacji składa się również dokumentacja wyników i odpowiednie jej rozliczenie w księgach rachunkowych. Dlatego tak ważne jest, aby za proces inwentaryzacji odpowiadali specjaliści od zarządzania majątkiem.

Art. 27.

1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

(Tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr. 152.poz. 1223 z późniejszymi zmianami)